Prije donošenja rješenja moraju se utvrditi sve činjenice i okolnosti koje su značajne za rješenje stvari, pri čemu se strankama mora omogućiti da ostvare i zaštite svoja prava i pravne interese. Činjenično stanje na kom zasniva svoj zahtjev stranka je dužna da iznese tačno, istinito i određeno. Činjenice se utvrđuju dokazima. Kao dokazno sredstvo upotrijebit će se sve što je podesno za utvrđivanje pravog stanja stvari i što odgovara pojedinom slučaju, kao što su: isprave, odnosno mikrofilmska kopija isprave ili reprodukcija te kopije, svjedoci, izjava stranke, vještaci, uviđaj.

Ako nije riječ o činjenicama koje su općepoznate, stranka je dužna da za svoje navode

ponudi dokaze, te da ih po mogućnosti podnese.

Kako bi se utvrdilo pravo stanje stvari službena osoba može po službenoj dužnosti izvesti svaki dokaz za koji smatra da ga je potrebno izvesti radi razjašnjenja stvari, tj. radi utvrđivanja (materijalne) istine.

 

Bez utvrđenja činjeničnog stanja ne može se donijeti pravilna i na zakonu zasnovana odluka. Pritom se pojavljuje pitanje treba li stranka da podnese dokaze u prilog svojim navodima ili je to dužnost organa i institucije koja vrši javna ovlaštenja.

U postupku pokrenutom  po zahtjevu stranke, stranka treba ponuditi dokaze pomoću kojih se može provjeriti istinitost teze o postojanju ili nepostojanju određenih pravno relevantnih činjenica. Obaveza je organa i da pozove stranku da ponudi dokaze u prilog svojim navodima kao i da  pribavi predložene relevantne dokaze koje stranka opravdano ne može podnijeti.

S tim u vezi, u odredbama posebnih zakona ili podzakonskih propisa propisuje se koje podatke i dokaze je stranka dužna priložiti ili navesti u svom zahtjevu u pojedinačnoj upravnoj stvari.

U postupku pokrenutom  po službenoj dužnosti, organ i institucija su dužni pribaviti sve dokaze potrebne za utvrđivanje odlučnih činjenica, i stranci omogućiti predlaganje relevantnih dokaza u prilog njezinih navoda.

Međutim, bez obzira na način pokretanja postupka bilo to na zahtjev stranke ili po službenoj dužnosti obaveza je organa da utvrdi sve činjenice koje su od važnosti za donošenje zakonitog i pravilnog rješenja.